KVKK Aydınlatma Metni

1. Genel Açıklama ve Tanımlar

İşbu Aydınlatma Metni, ziyaretçilerimiz, müşterilerimiz, çalışan adaylarımız, tedarikçilerimiz ve iş ortaklarımız dahil olmak üzere kişisel verileri Protan tarafından işlenen tüm gerçek kişileri kapsar.

Metinde geçen başlıca terimler, 6698 sayılı Kanun ve ilgili ikincil mevzuatta tanımlandığı şekilde anlaşılır:

• Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
• Özel nitelikli kişisel veri: Sağlık, biyometri, ceza mahkumiyeti, dini inanç gibi Kanunun 6. maddesinde sayılan veriler.
• İşleme: Verilerin elde edilmesi, kaydı, depolanması, değiştirilmesi, aktarılması, sınıflandırılması veya kullanılmasının engellenmesi dahil her türlü işlem.
• İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
• Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
• Anonim hale getirme: Verinin, başka verilerle eşleştirilse dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi.
• Veri sorumlusu / veri işleyen: Verinin işleme amaç ve vasıtalarını belirleyen kişi / veri sorumlusunun adına işleme yapan kişi.
• VERBİS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi.

2. Veri Sorumlusunun Kimliği

Protan Bilişim Reklam ve Danışmanlık Hizmetleri Ltd. Şti., Türkiye'de yerleşik bir sermaye şirketi olarak veri sorumlusu sıfatına sahiptir.

3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Protan tarafından, hizmetin niteliği ve kapsamına göre aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

• Kimlik: Ad-soyad, T.C. kimlik no, doğum tarihi, imza.
• İletişim: Telefon, e-posta, adres, KEP adresi.
• Müşteri işlem: Sipariş, fatura, sözleşme, ödeme ve tahsilat bilgileri.
• Pazarlama: Çerez kayıtları, anket ve memnuniyet sonuçları, kampanya tercihleri.
• İşlem güvenliği: IP adresi, log kayıtları, kullanıcı adı, parola hash'leri, güvenlik soruları.
• Finans: Banka hesap, IBAN, vergi numarası, vergi dairesi.
• Mesleki deneyim: Eğitim, sertifika, özgeçmiş (yalnızca aday başvurularında).
• Görsel ve işitsel kayıt: Toplantı/eğitim kayıtları (yalnızca açık rıza ile).
• Fiziksel mekan güvenliği: Ofis kamera kayıtları.

Web sitemiz üzerinden iletilen özel nitelikli kişisel verileri talep etmiyor; istenmeden iletilen bu tür verileri imha ediyoruz.

4. İşleme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla, Kanunun 5. ve 6. maddelerindeki şartlara uygun olarak işlenir:

• Teklif hazırlama, sözleşme kurulması ve ifası,
• Hizmet sunumu, proje yönetimi ve teknik destek,
• Faturalama, tahsilat ve mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Müşteri ilişkileri yönetimi, memnuniyet ölçümü, talep ve şikayet çözümü,
• Açık rızanız doğrultusunda ticari elektronik ileti (e-posta, SMS, WhatsApp) gönderimi,
• İş güvenliği, bilgi güvenliği, dolandırıcılığın önlenmesi ve hukuki taleplerin takibi,
• Mevzuattan kaynaklanan saklama, raporlama ve bilgilendirme yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.

5. Hukuki Sebepler

Verileriniz, 6698 sayılı Kanunun 5/2 maddesinde sayılan aşağıdaki sebeplerden bir veya birkaçına dayanılarak işlenir:

• Sözleşmenin kurulması veya ifası için zorunlu olması,
• Kanunlarda açıkça öngörülmesi (TTK, VUK, 5651, 6502, 6563 ve sair mevzuat),
• Hukuki yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi için zorunlu olması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
• Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerimiz için zorunlu olması,
• Yukarıdaki şartlardan herhangi biri uygulanamadığında açık rızanızın alınması.

6. Toplama Yöntemleri

Kişisel veriler;

• Web sitemizdeki teklif/iletişim formları, canlı sohbet, telefon, e-posta, WhatsApp, sosyal medya mesajları,
• Sözleşmeler, sipariş formları, fatura ve dekontlar,
• Çerezler, log kayıtları ve analitik araçlar,
• Ofiste çekilen kamera kayıtları,
• Açık kamuya açık kaynaklar (resmi kurum sicilleri, kurumsal web siteleri)

aracılığıyla otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle toplanır.

7. Yurtiçi ve Yurtdışına Aktarım

Verileriniz, gerekli teknik ve idari tedbirler alınmak ve gizlilik sözleşmesi imzalanmak suretiyle aşağıdaki taraflara aktarılabilir:

• Yetkili kamu kurumları: Gelir İdaresi Başkanlığı, Sosyal Güvenlik Kurumu, mahkemeler, savcılıklar, BTK.
• Hizmet sağlayıcılar: Hosting, e-fatura, e-posta, SMS, ödeme altyapısı, muhasebe, hukuk ve bağımsız denetim firmaları.
• İş ortakları: Lojistik, kurye, ajans ve teknoloji çözüm ortakları (yalnızca hizmetin gerektirdiği ölçüde).

Yurtdışına aktarım, KVKK md. 9 kapsamında yeterlilik kararı, standart sözleşme veya bağlayıcı şirket kuralları ile (yoksa açık rıza ile) gerçekleştirilir. Google, Meta, Microsoft, CDN ve e-posta altyapılarının sunucuları AB / ABD'de bulunabilir.

8. Saklama Süreleri

Veriler, işleme amacı için gerekli olan süre kadar ve ilgili mevzuatın öngördüğü asgari sürelerde saklanır:

• Sözleşme & fatura kayıtları: 10 yıl (TTK md. 82, VUK md. 253).
• Web sitesi log kayıtları: 5651 sayılı Kanun uyarınca asgari 2 yıl.
• Çerez ve analitik veriler: 26 ay (analitik), oturum süresince (zorunlu).
• İş başvuruları (olumsuz): 1 yıl.
• Kamera kayıtları: 30 gün.
• Açık rızaya dayalı pazarlama verisi: Rıza geri alınana kadar.

Sürenin sonunda veriler, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikamıza uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

9. Veri Güvenliği Önlemleri

Verilerinizin hukuka aykırı işlenmesini ve erişimini önlemek için ISO 27001 referansıyla teknik ve idari tedbirler uygulanır:

• SSL/TLS şifreli iletişim, MFA destekli yönetim panelleri,
• Rol bazlı yetkilendirme, en az ayrıcalık ilkesi, denetim logları,
• Şifrelenmiş yedekleme, fiziksel sunucu güvenliği,
• Çalışanlar için KVKK farkındalık eğitimi ve gizlilik taahhütnamesi,
• Veri ihlallerinde 72 saat içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildirim ve ilgili kişiye duyuru.

10. İlgili Kişinin Hakları (KVKK md. 11)

Kişisel verisi işlenen ilgili kişi olarak sahip olduğunuz haklar şunlardır:

• Verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurtiçi/yurtdışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
• Şartları oluştuğunda silinmesini, yok edilmesini veya anonimleştirilmesini isteme,
• Düzeltme/silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuca itiraz etme,
• Hukuka aykırı işleme nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini talep etme.

11. Başvuru Usulü

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, "Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ" kapsamında, kimliğinizi doğrulayan belgelerle birlikte aşağıdaki kanallardan iletebilirsiniz:

• Islak imzalı dilekçe ile şirket adresimize bizzat veya noter aracılığıyla,
• KEP üzerinden: protan@hs01.kep.tr,
• Mobil imza / güvenli elektronik imza ile info@protan.com.tr adresine,
• Sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizi kullanarak info@protan.com.tr adresine.

Başvurularınız, talebin niteliğine göre en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. Ek bir maliyet doğması halinde Kurul'un belirlediği tarife uygulanır.

12. Güncelleme

Bu Aydınlatma Metni, mevzuat ve uygulamalarımızdaki değişiklikler doğrultusunda güncellenebilir. Güncel versiyona her zaman protan.com.tr/kvkk adresinden ulaşabilirsiniz.